Usted es el único punto de contacto de Rapido Facil Exchange Co. para todas las solicitudes de las fuerzas del orden, citaciones judiciales y procesos legales. El personal que reciba cualquier contacto de las fuerzas del orden debe canalizarlo a usted de inmediato sin proporcionar ninguna respuesta sustantiva.
\nRegistre todo contacto de las fuerzas del orden al momento de recibirlo. Cada entrada debe incluir: fecha de recepción, agencia y agente solicitante, método de contacto, alcance declarado de la solicitud, fecha límite de respuesta y disposición. Mantenga este registro restringido — los cajeros y el personal de atención al cliente no deben tener acceso.
\nCitaciones judiciales
\nCuando llegue una citación judicial, verifique que sea aparentemente válida: confirme que tenga un encabezado de tribunal o agencia apropiado, una firma autorizada y una fecha de respuesta. Notifique a los asesores legales si la fecha de respuesta es inferior a 10 días hábiles o si el alcance es ambiguo. Busque en todos los sistemas de registros los materiales pertinentes — archivos de transacciones, registros CIP, copias de identificación y registros de monitoreo. Compile los documentos pertinentes. No incluya ningún SAR ni información relacionada con un SAR en la producción. Entregue los documentos pertinentes antes de la fecha de respuesta. Conserve copias de todos los materiales entregados. Registre la respuesta completada, indicando la fecha de entrega y una descripción de los materiales proporcionados.
\nCartas de Seguridad Nacional
\nAl recibir una NSL, escale el asunto a los asesores legales de inmediato, antes de tomar cualquier otra acción. No comente la recepción de la NSL con ningún empleado más allá de quienes sean necesarios para responderla. Cumpla con todos los requisitos de producción de registros dentro del plazo especificado. Documente la NSL en un registro seguro y segregado, accesible únicamente a usted y a los asesores legales.
\nConfidencialidad de los SAR
\nRapido Facil Exchange Co. no confirma, niega ni divulga la existencia de ningún SAR. Esta prohibición se aplica a consultas de clientes, citaciones judiciales civiles y solicitudes informales de las fuerzas del orden. Cuando una solicitud parezca diseñada para determinar si se presentó un SAR, rechace confirmar o negar dicha información. Si la confirmación se busca mediante proceso legal, notifique a FinCEN. Consulte a los asesores legales antes de producir cualquier registro que pueda revelar el estado de presentación de un SAR. Las fuerzas del orden con una citación de gran jurado o una NSL pueden obtener de manera independiente los registros de transacciones subyacentes. Usted puede entregar esos registros de transacciones subyacentes sin revelar si se presentó un SAR.
\nSolicitudes verbales en mostrador
\nRegistre de inmediato las solicitudes verbales de las fuerzas del orden. Registre el nombre del agente, la agencia, el número de placa si fue proporcionado y la naturaleza de la solicitud. No entregue ningún registro ni información de clientes en respuesta a una solicitud verbal. Se requiere una solicitud por escrito o una citación judicial antes de entregar cualquier registro.
\nConfidencialidad
\nNo divulgue a ningún cliente ni tercero que se ha recibido una solicitud de las fuerzas del orden, una citación judicial o una NSL. La divulgación solo está permitida previa asesoría escrita de los asesores legales.
\nConservación de registros
\nConserve toda la documentación de solicitudes de las fuerzas del orden por un mínimo de cinco años. Los materiales conservados incluyen la solicitud original, la respuesta de Rapido Facil Exchange Co., copias de todos los registros entregados y toda la correspondencia relacionada. Almacene estos materiales en un archivo seguro con control de acceso.
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