Cobrar un cheque corporativo sin cobertura confirmada de compensación de trabajadores constituye una violación penal. Cada transacción de cheque corporativo requiere esta verificación.
\nAntes de procesar cualquier cheque corporativo, confirme que la fecha de vencimiento de la póliza registrada en el expediente del cliente no haya pasado. Una póliza vencida significa que la cobertura ha caducado. Cobrar con cobertura caducada conlleva la misma responsabilidad penal que cobrar sin ninguna verificación.
\nSi la fecha de vencimiento ha pasado, verifique si hay documentación de renovación en el expediente. Si no hay documentación de renovación en el expediente, deje de procesar cheques corporativos para ese empleador. Notifique a su supervisor de inmediato. No reanude el cobro de cheques corporativos para ese empleador. Espere a que su supervisor confirme que la nueva documentación de cobertura está en el expediente. Reanudar sin documentación confirmada constituye una violación penal.
\nVerifique el registro del límite de nómina antes de cada transacción de cheque corporativo. El máximo que Rapido Facil Exchange Co. puede cobrar para un empleador equivale al 200% de la nómina total de ese empleador para el período de vigencia actual. Este límite aplica durante todo el período de vigencia, no por ciclo de pago. Si se supera el límite, debe notificarse al BSA/AML Compliance Officer el mismo día hábil.
\nCuando el total acumulado alcance el 75% del límite, avise a su supervisor. El supervisor advertirá al empleador que la capacidad restante es limitada. Cuando el total acumulado alcance el 90% del límite, obtenga preautorización del supervisor antes de cobrar cualquier cheque adicional. En ese nivel, un solo cheque puede agotar la capacidad restante. Cuando el total acumulado alcance el 100% del límite, deje de cobrar cheques corporativos para ese empleador. No se permite ningún cobro adicional bajo ese período de vigencia.
\nCuando se le indique verificar la cobertura, acceda al portal de cobertura de la División de Servicios Financieros de Florida. Use el número de identificación fiscal federal del empleador o el nombre legal de la empresa para buscar. Confirme que el estado de la póliza es activo. Confirme que el período de la póliza coincide con la página de declaración en el expediente. Imprima o guarde el resultado de la consulta como PDF. Anote la fecha de la consulta y su nombre en la impresión. Archive el resultado en el expediente del cliente corporativo. Esto crea un registro con fecha que demuestra que la cobertura fue confirmada en el momento de la transacción.
\nAlgunos empleadores califican para una exención del requisito de verificación de compensación de trabajadores. Cuando aplique una exención, documente la categoría de exención y la documentación de respaldo. Archive esta documentación en el expediente del cliente corporativo. La documentación confirma que la transacción fue procesada legalmente sin la verificación estándar.
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