La presentación de SAR conforme a las normas federales no es obligatoria para los canjistas de cheques. La ley de Florida crea una obligación separada de SAR para Rapido Facil Exchange Co.. El BSA/AML Compliance Officer presenta los SAR por actividades sospechosas identificadas en las operaciones de canje de cheques. La presentación ante FinCEN mediante el Sistema de Presentación Electrónica de la BSA equivale a la presentación simultánea ante la Oficina de Regulación Financiera de Florida. Una sola presentación cumple con ambas obligaciones. Los umbrales y procedimientos de presentación voluntaria de SAR se abordan en la Sección 15.
\nEl BSA/AML Compliance Officer es el administrador designado de la base de datos de canje de cheques de Florida. Esta función conlleva responsabilidad personal sobre la exactitud e integridad de todas las presentaciones de datos. Los datos de la base de datos son confidenciales. El BSA/AML Compliance Officer no puede divulgarlos a ningún tercero. La divulgación está permitida únicamente en respuesta a una orden judicial, una solicitud de examen regulatorio u otro proceso legal. La divulgación no autorizada genera responsabilidad personal directa.
\nUna transacción ingresada por error puede anularse dentro de 1 año calendario a partir de la fecha de presentación original. El plazo de 1 año es absoluto. Para anular: localice la transacción original por número de confirmación; inicie la función de anulación y documente el motivo; conserve el registro de anulación y la documentación de respaldo en el expediente de la transacción. La documentación conservada permite al BSA/AML Compliance Officer demostrar que la corrección fue legítima durante un examen.
\nUna transacción con datos de campo incorrectos debe enmendarse dentro de 45 días calendario a partir de la presentación. No cumplir con el plazo deja los datos incorrectos como registro permanente. Para enmendar: acceda a la transacción mediante el número de confirmación; ingrese los valores de campo corregidos y documente qué se modificó y por qué; conserve tanto la confirmación original como la confirmación de la enmienda en el expediente de la transacción. Ambas confirmaciones son necesarias para establecer la cadena completa de enmiendas durante un examen.
\nRapido Facil Exchange Co. debe mantener una cuenta depositaria comercial en una institución asegurada a nivel federal. La cuenta debe estar registrada a nombre legal autorizado de la empresa. Solo los signatarios designados en la resolución corporativa pueden realizar transacciones en la cuenta. El acceso no autorizado a la cuenta constituye una violación de licencia.
\nSi la cuenta depositaria se cierra o deja de estar disponible, se activan tres obligaciones. Primero, el BSA/AML Compliance Officer notifica a la Oficina de Regulación Financiera de Florida dentro de los 5 días posteriores a la pérdida de la cuenta. La notificación tardía viola la obligación de reporte de la licencia. Segundo, las operaciones de canje de cheques se suspenden de inmediato al perder la cuenta. Operar sin la cuenta requerida constituye una violación de licencia. Tercero, las operaciones no pueden reanudarse hasta que el BSA/AML Compliance Officer proporcione confirmación escrita. La confirmación debe verificar que una cuenta de reemplazo está activa en una institución asegurada a nivel federal. También debe verificar que la Oficina de Regulación Financiera de Florida ha recibido la notificación. Debe verificar que la capacidad de liquidación de transacciones ha sido restaurada. La confirmación escrita crea el registro de cumplimiento requerido para el examen.
\nCada ubicación con licencia debe mantener ya sea un sistema de CCTV que cubra el área de transacciones o una mampara antibalas que separe a los cajeros de los clientes. Las grabaciones de CCTV deben conservarse por un mínimo de 30 días. El BSA/AML Compliance Officer debe presentar las grabaciones a las fuerzas del orden o a la Oficina de Regulación Financiera de Florida cuando se solicite. No presentar las grabaciones cuando se solicite constituye un hallazgo directo de examen. El BSA/AML Compliance Officer revisa las configuraciones de seguridad física durante la revisión anual independiente de cumplimiento.
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