El BSA/AML Compliance Officer es el único punto de contacto de Advanced Compliance Technology, Inc. para todas las solicitudes de las fuerzas del orden, citaciones judiciales y procesos legales. El personal que reciba cualquier contacto de las fuerzas del orden debe canalizarlo al BSA/AML Compliance Officer de inmediato. No debe proporcionar ninguna respuesta sustantiva al agente. Esto protege a Advanced Compliance Technology, Inc. de divulgaciones no autorizadas antes de la revisión legal.
\nTodo contacto de las fuerzas del orden debe registrarse al momento de recibirlo. Cada entrada debe incluir: fecha de recepción, agencia y agente solicitante, método de contacto, alcance declarado de la solicitud, fecha límite de respuesta especificada y disposición. El registro es mantenido por el BSA/AML Compliance Officer y no es accesible para cajeros ni personal de atención al cliente. Restringir el acceso previene la divulgación inadvertida de actividad investigativa sensible.
\nCuando llegue una citación judicial, verifique que sea aparentemente válida. Confirme que contenga un encabezado de tribunal o agencia apropiado, una firma autorizada y una fecha de respuesta. Notifique a los asesores legales si la fecha de respuesta es inferior a 10 días hábiles. Notifique a los asesores legales también si el alcance es ambiguo. La participación temprana de los asesores legales previene errores de procedimiento que expongan a Advanced Compliance Technology, Inc. a responsabilidad legal. Busque en todos los sistemas de registros los materiales pertinentes: archivos de transacciones, registros del Programa de Identificación de Clientes (CIP), copias de identificación y registros de monitoreo. Compile los documentos pertinentes. No incluya ningún Reporte de Actividad Sospechosa ni información relacionada con un SAR en la producción. La divulgación de un SAR está prohibida por la ley federal. Entregue los documentos pertinentes antes de la fecha de respuesta. Conserve copias de todos los materiales entregados. Las copias crean un registro de lo que fue divulgado. Registre la respuesta completada, indicando la fecha de entrega y una descripción de los materiales proporcionados.
\nAl recibir una Carta de Seguridad Nacional (NSL, por sus siglas en inglés), escale el asunto a los asesores legales de inmediato, antes de tomar cualquier otra acción. Las NSL conllevan obligaciones de no divulgación establecidas por ley que los asesores legales deben gestionar antes de que se tomen otras medidas. No comente la recepción de la NSL con ningún empleado más allá de quienes sean necesarios para responderla. Los comentarios no autorizados violan el requisito de no divulgación de la NSL. Cumpla con todos los requisitos de producción de registros dentro del plazo especificado. Documente la NSL en un registro seguro y segregado, accesible únicamente al BSA/AML Compliance Officer y a los asesores legales. La segregación previene la exposición accidental de la recepción de la NSL a personal no autorizado.
\nAdvanced Compliance Technology, Inc. no confirma, niega ni divulga la existencia de ningún Reporte de Actividad Sospechosa. Esta prohibición se aplica a consultas de clientes, citaciones judiciales civiles y solicitudes informales de las fuerzas del orden. Cuando una solicitud parezca diseñada para determinar si se presentó un SAR, rechace confirmar o negar dicha información. Si la confirmación se busca mediante proceso legal, notifique a FinCEN. FinCEN gestiona la confidencialidad de los SAR a nivel federal y debe ser informado cuando esa confidencialidad es cuestionada legalmente. Consulte a los asesores legales antes de producir cualquier registro que pueda revelar el estado de presentación de un SAR. Las fuerzas del orden que presenten una citación de gran jurado o una NSL pueden obtener de manera independiente los registros de transacciones subyacentes. Advanced Compliance Technology, Inc. puede entregar esos registros de transacciones subyacentes sin revelar si se presentó un SAR. Los registros de transacciones subyacentes son legalmente independientes del SAR en sí.
\nLas solicitudes verbales realizadas en persona por las fuerzas del orden en el mostrador deben registrarse de inmediato. Registre el nombre del agente, la agencia, el número de placa si fue proporcionado y la naturaleza de la solicitud. No entregue ningún registro ni información de clientes en respuesta a una solicitud verbal. Se requiere una solicitud por escrito o una citación judicial antes de entregar cualquier registro. El proceso escrito crea un registro legal de la demanda y protege a Advanced Compliance Technology, Inc. frente a reclamaciones de divulgación no autorizada.
\nNo divulgue a ningún cliente ni tercero que se ha recibido una solicitud de las fuerzas del orden, una citación judicial o una NSL. La divulgación solo está permitida previa asesoría escrita de los asesores legales que confirme que es legalmente requerida. La divulgación prematura puede comprometer una investigación activa.
\nToda la documentación de solicitudes de las fuerzas del orden debe conservarse por un mínimo de cinco años. Los materiales conservados incluyen: la solicitud original, la respuesta de Advanced Compliance Technology, Inc., copias de todos los registros entregados y toda la correspondencia relacionada. Almacene estos materiales en un archivo seguro con control de acceso mantenido por el BSA/AML Compliance Officer. La conservación por cinco años satisface los requisitos federales de mantenimiento de registros aplicables a las empresas de servicios monetarios con licencia.
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Restringir el acceso previene la divulgación inadvertida de actividad investigativa sensible.\r\n\r\nCuando llegue una citación judicial, verifique que sea aparentemente válida. Confirme que contenga un encabezado de tribunal o agencia apropiado, una firma autorizada y una fecha de respuesta. Notifique a los asesores legales si la fecha de respuesta es inferior a 10 días hábiles. Notifique a los asesores legales también si el alcance es ambiguo. La participación temprana de los asesores legales previene errores de procedimiento que expongan a Advanced Compliance Technology, Inc. a responsabilidad legal. Busque en todos los sistemas de registros los materiales pertinentes: archivos de transacciones, registros del Programa de Identificación de Clientes (CIP), copias de identificación y registros de monitoreo. Compile los documentos pertinentes. No incluya ningún Reporte de Actividad Sospechosa ni información relacionada con un SAR en la producción. La divulgación de un SAR está prohibida por la ley federal. Entregue los documentos pertinentes antes de la fecha de respuesta. Conserve copias de todos los materiales entregados. Las copias crean un registro de lo que fue divulgado. Registre la respuesta completada, indicando la fecha de entrega y una descripción de los materiales proporcionados.\r\n\r\nAl recibir una Carta de Seguridad Nacional (NSL, por sus siglas en inglés), escale el asunto a los asesores legales de inmediato, antes de tomar cualquier otra acción. Las NSL conllevan obligaciones de no divulgación establecidas por ley que los asesores legales deben gestionar antes de que se tomen otras medidas. No comente la recepción de la NSL con ningún empleado más allá de quienes sean necesarios para responderla. Los comentarios no autorizados violan el requisito de no divulgación de la NSL. Cumpla con todos los requisitos de producción de registros dentro del plazo especificado. Documente la NSL en un registro seguro y segregado, accesible únicamente al BSA/AML Compliance Officer y a los asesores legales. La segregación previene la exposición accidental de la recepción de la NSL a personal no autorizado.\r\n\r\nAdvanced Compliance Technology, Inc. no confirma, niega ni divulga la existencia de ningún Reporte de Actividad Sospechosa. Esta prohibición se aplica a consultas de clientes, citaciones judiciales civiles y solicitudes informales de las fuerzas del orden. Cuando una solicitud parezca diseñada para determinar si se presentó un SAR, rechace confirmar o negar dicha información. Si la confirmación se busca mediante proceso legal, notifique a FinCEN. FinCEN gestiona la confidencialidad de los SAR a nivel federal y debe ser informado cuando esa confidencialidad es cuestionada legalmente. Consulte a los asesores legales antes de producir cualquier registro que pueda revelar el estado de presentación de un SAR. Las fuerzas del orden que presenten una citación de gran jurado o una NSL pueden obtener de manera independiente los registros de transacciones subyacentes. Advanced Compliance Technology, Inc. puede entregar esos registros de transacciones subyacentes sin revelar si se presentó un SAR. Los registros de transacciones subyacentes son legalmente independientes del SAR en sí.\r\n\r\nLas solicitudes verbales realizadas en persona por las fuerzas del orden en el mostrador deben registrarse de inmediato. Registre el nombre del agente, la agencia, el número de placa si fue proporcionado y la naturaleza de la solicitud. No entregue ningún registro ni información de clientes en respuesta a una solicitud verbal. Se requiere una solicitud por escrito o una citación judicial antes de entregar cualquier registro. El proceso escrito crea un registro legal de la demanda y protege a Advanced Compliance Technology, Inc. frente a reclamaciones de divulgación no autorizada.\r\n\r\nNo divulgue a ningún cliente ni tercero que se ha recibido una solicitud de las fuerzas del orden, una citación judicial o una NSL. La divulgación solo está permitida previa asesoría escrita de los asesores legales que confirme que es legalmente requerida. La divulgación prematura puede comprometer una investigación activa.\r\n\r\nToda la documentación de solicitudes de las fuerzas del orden debe conservarse por un mínimo de cinco años. Los materiales conservados incluyen: la solicitud original, la respuesta de Advanced Compliance Technology, Inc., copias de todos los registros entregados y toda la correspondencia relacionada. Almacene estos materiales en un archivo seguro con control de acceso mantenido por el BSA/AML Compliance Officer. La conservación por cinco años satisface los requisitos federales de mantenimiento de registros aplicables a las empresas de servicios monetarios con licencia." }