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Responding to Law Enforcement and Legal Process

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Usted es el único punto de contacto de Advanced Compliance Technology, Inc. para todas las solicitudes de las fuerzas del orden, citaciones judiciales y procesos legales. El personal que reciba cualquier contacto de las fuerzas del orden debe canalizarlo a usted de inmediato — sin responder.

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Cuando llegue cualquier contacto de las fuerzas del orden:

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  1. Regístrelo de inmediato. Registre: fecha de recepción, agencia y agente solicitante, método de contacto, alcance declarado, fecha límite de respuesta y disposición.
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  2. Mantenga el registro restringido. Los cajeros y el personal de atención al cliente no deben tener acceso.
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Cuando llegue una citación judicial:

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  1. Verifique que sea aparentemente válida: encabezado de tribunal o agencia apropiado, firma autorizada y fecha de respuesta.
    2. \n
  2. Notifique a los asesores legales si la fecha de respuesta es inferior a 10 días hábiles o si el alcance es ambiguo.
    3. \n
  3. Busque en todos los sistemas de registros los materiales pertinentes — archivos de transacciones, registros CIP, copias de identificación y registros de monitoreo.
    4. \n
  4. Compile los documentos pertinentes. No incluya ningún SAR ni información relacionada con un SAR.
    5. \n
  5. Entregue los documentos antes de la fecha de respuesta. Conserve copias de todos los materiales entregados. Registre la respuesta completada.
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Cuando llegue una Carta de Seguridad Nacional (NSL):

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  1. Escale el asunto a los asesores legales de inmediato — antes de cualquier otra acción.
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  2. No comente la recepción de la NSL con ningún empleado más allá de quienes sean necesarios para responderla.
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  3. Cumpla con todos los requisitos de producción de registros dentro del plazo especificado.
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  4. Documente la NSL en un registro seguro y segregado, accesible únicamente a usted y a los asesores legales.
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Confidencialidad de los SAR — siempre:

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Cuando llegue una solicitud verbal de las fuerzas del orden:

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  1. Regístrela de inmediato. Registre el nombre del agente, la agencia y el número de placa si fue proporcionado.
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  2. No entregue ningún registro ni información de clientes. Primero se requiere una solicitud por escrito o una citación judicial.
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Confidencialidad: No divulgue a ningún cliente ni tercero que se ha recibido una solicitud, una citación judicial o una NSL. La divulgación solo está permitida previa asesoría escrita de los asesores legales.

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Conservación de registros: Conserve toda la documentación de solicitudes de las fuerzas del orden por un mínimo de cinco años. Esto incluye la solicitud original, la respuesta de Advanced Compliance Technology, Inc., copias de todos los registros entregados y toda la correspondencia relacionada. Almacene en un archivo seguro con control de acceso.

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