La Oficina de Regulación Financiera de Florida examina a cada licenciatario de {{license_type}} como mínimo una vez cada cinco años. Advanced Compliance Technology, Inc. mantiene una preparación continua para los exámenes regulatorios. La preparación no se limita al período previo a un examen programado.
\nEl BSA/AML Compliance Officer mantiene un Inventario de Documentos organizado por línea de servicio, ubicación, tipo de registro y rango de fechas. El inventario debe actualizarse trimestralmente. Las actualizaciones trimestrales previenen vacíos que los inspectores identifican como fallas sistémicas. El inventario abarca expedientes de identificación de clientes, registros de transacciones, presentaciones de CTR, presentaciones de SAR, registros de verificación y bloqueo de OFAC, documentación de monitoreo, registros de auditoría de agentes, hallazgos de exámenes anteriores y evidencia de remediación, y reconocimientos de capacitación del personal. Cuando la OFR emite una solicitud de documentos, Advanced Compliance Technology, Inc. debe presentar todos los registros solicitados dentro de tres días hábiles. La presentación oportuna demuestra control operativo y evita la escalada de una solicitud rutinaria.
\nAl recibir la notificación del examen, el BSA/AML Compliance Officer realiza una revisión previa al examen. La revisión debe abarcar seis áreas: integridad de los expedientes de identificación de clientes; documentación de monitoreo, incluidos registros de excepciones, registros de escalada y presentaciones de SAR y CTR; registros de verificación de OFAC, incluidos registros de resolución de coincidencias y documentación de bloqueo; documentación de auditoría de agentes, incluido el estado actual de auditoría de delegados; hallazgos de exámenes anteriores y evidencia de conclusión de remediación; y el expediente de cambios regulatorios que refleja las actualizaciones del programa adoptadas desde el último examen. Antes de que comience el examen, el BSA/AML Compliance Officer informa a todo el personal sobre las expectativas del examen y los protocolos de respuesta apropiados. La sesión informativa debe comunicar la regla de comunicación exclusiva del oficial de cumplimiento. El personal no debe hablar con los inspectores sin la presencia o autorización expresa del BSA/AML Compliance Officer. Las comunicaciones no controladas del personal pueden generar declaraciones inconsistentes que los inspectores pueden interpretar como fallas de cumplimiento.
\nEl BSA/AML Compliance Officer es el único coordinador de exámenes designado de Advanced Compliance Technology, Inc.. Ningún miembro del personal, funcionario o propietario se comunica directamente con los inspectores de la OFR sobre asuntos del examen. Todo contacto con los inspectores requiere la presencia del BSA/AML Compliance Officer o su autorización expresa previa. El contacto directo del personal elude la función de cumplimiento y crea un riesgo de examen no gestionado.
\nDentro de los cinco días hábiles siguientes a la recepción de los hallazgos del examen, el BSA/AML Compliance Officer entrega un resumen escrito al propietario o principal. El resumen debe abarcar todos los hallazgos y observaciones de la OFR. Para cada hallazgo, Advanced Compliance Technology, Inc. elabora un Plan de Acción Correctiva por escrito. Cada plan debe especificar: el hallazgo y su causa raíz; los pasos de acción correctiva y los responsables; la fecha objetivo de conclusión; y la evidencia de conclusión. El BSA/AML Compliance Officer informa trimestralmente al propietario o principal sobre el estado de las acciones correctivas. Los informes continúan hasta que todos los hallazgos estén resueltos y la remediación esté documentada. La remediación documentada es la única prueba de que un hallazgo está cerrado.
\nLas medidas de ejecución de la OFR incluyen sanciones administrativas, denegación de licencia, suspensión de licencia, revocación de licencia, órdenes de cesar y desistir, órdenes de restitución y remoción de una persona de control del negocio. Las sanciones administrativas van de $1,000 a $10,000 por infracción. Se aplica un calendario de sanciones graduadas: una primera infracción resulta en una multa de $1,000–$3,500 y una suspensión de 3 a 10 días; una segunda infracción resulta en una multa de $3,500–$7,500 y una suspensión de 10 a 20 días; una tercera infracción o subsiguiente resulta en una multa de $7,500–$10,000 y una suspensión de 20 a 30 días, con posibilidad de revocación. El inventario de documentos mantenido por Advanced Compliance Technology, Inc., el personal capacitado y la estructura de escalada definida son los mecanismos principales para evitar estos resultados.
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