Florida examina a cada licenciatario de {{license_type}} al menos una vez cada cinco años. Mantenga la preparación para los exámenes en todo momento, no solo cuando se aproxime uno.
\nMantenga un Inventario de Documentos organizado por línea de servicio, ubicación, tipo de registro y rango de fechas. Actualícelo trimestralmente. El inventario debe abarcar: expedientes de identificación de clientes, registros de transacciones, presentaciones de CTR, presentaciones de SAR, registros de verificación y bloqueo de OFAC, documentación de monitoreo, registros de auditoría de agentes, hallazgos de exámenes anteriores y evidencia de remediación, y reconocimientos de capacitación del personal. Cuando la OFR emita una solicitud de documentos, presente todos los registros solicitados dentro de tres días hábiles.
\nAl recibir la notificación del examen, realice una revisión previa en seis áreas:
\nAntes de que comience el examen, informe a todo el personal sobre las expectativas del examen y los protocolos de respuesta. Aplique la regla de comunicación exclusiva del oficial de cumplimiento: ningún miembro del personal, funcionario o propietario puede hablar con los inspectores de la OFR sobre asuntos del examen sin su presencia o su autorización expresa previa. Todo contacto con los inspectores pasa por usted.
\nDentro de los cinco días hábiles siguientes a la recepción de los hallazgos del examen, entregue un resumen escrito al propietario o principal que abarque todos los hallazgos y observaciones de la OFR. Para cada hallazgo, elabore un Plan de Acción Correctiva por escrito que especifique: el hallazgo y su causa raíz; los pasos de acción correctiva y los responsables; la fecha objetivo de conclusión; y la evidencia de conclusión. Informe al propietario o principal trimestralmente sobre el estado de las acciones correctivas hasta que todos los hallazgos estén resueltos y documentados.
\nLas sanciones de ejecución de la OFR van de $1,000 a $10,000 por infracción según un calendario graduado:
\nLos remedios adicionales incluyen denegación de licencia, suspensión de licencia, revocación de licencia, órdenes de cesar y desistir, órdenes de restitución y remoción de una persona de control. El inventario de documentos, el personal capacitado y la estructura de escalada definida de Advanced Compliance Technology, Inc. son sus herramientas principales para evitar estos resultados.
", "narration_text": "Florida examina a cada licenciatario de {{license_type}} al menos una vez cada cinco años. Mantenga la preparación para los exámenes en todo momento, no solo cuando se aproxime uno.\r\n\r\nMantenga un Inventario de Documentos organizado por línea de servicio, ubicación, tipo de registro y rango de fechas. Actualícelo trimestralmente. El inventario debe abarcar: expedientes de identificación de clientes, registros de transacciones, presentaciones de CTR, presentaciones de SAR, registros de verificación y bloqueo de OFAC, documentación de monitoreo, registros de auditoría de agentes, hallazgos de exámenes anteriores y evidencia de remediación, y reconocimientos de capacitación del personal. Cuando la OFR emita una solicitud de documentos, presente todos los registros solicitados dentro de tres días hábiles.\r\n\r\nAl recibir la notificación del examen, realice una revisión previa en seis áreas:\r\n\r\nIntegridad de los expedientes de identificación de clientes\r\nDocumentación de monitoreo — registros de excepciones, registros de escalada, presentaciones de SAR y CTR\r\nRegistros de verificación de OFAC — registros de resolución de coincidencias y documentación de bloqueo\r\nDocumentación de auditoría de agentes — estado actual de auditoría de delegados\r\nHallazgos de exámenes anteriores y evidencia de conclusión de remediación\r\nExpediente de cambios regulatorios — actualizaciones del programa adoptadas desde el último examen\r\n\r\nAntes de que comience el examen, informe a todo el personal sobre las expectativas del examen y los protocolos de respuesta. Aplique la regla de comunicación exclusiva del oficial de cumplimiento: ningún miembro del personal, funcionario o propietario puede hablar con los inspectores de la OFR sobre asuntos del examen sin su presencia o su autorización expresa previa. Todo contacto con los inspectores pasa por usted.\r\n\r\nDentro de los cinco días hábiles siguientes a la recepción de los hallazgos del examen, entregue un resumen escrito al propietario o principal que abarque todos los hallazgos y observaciones de la OFR. Para cada hallazgo, elabore un Plan de Acción Correctiva por escrito que especifique: el hallazgo y su causa raíz; los pasos de acción correctiva y los responsables; la fecha objetivo de conclusión; y la evidencia de conclusión. Informe al propietario o principal trimestralmente sobre el estado de las acciones correctivas hasta que todos los hallazgos estén resueltos y documentados.\r\n\r\nLas sanciones de ejecución de la OFR van de $1,000 a $10,000 por infracción según un calendario graduado:\r\n\r\nPrimera infracción: multa de $1,000–$3,500, suspensión de 3 a 10 días\r\nSegunda infracción: multa de $3,500–$7,500, suspensión de 10 a 20 días\r\nTercera infracción o subsiguiente: multa de $7,500–$10,000, suspensión de 20 a 30 días, revocación posible\r\n\r\nLos remedios adicionales incluyen denegación de licencia, suspensión de licencia, revocación de licencia, órdenes de cesar y desistir, órdenes de restitución y remoción de una persona de control. El inventario de documentos, el personal capacitado y la estructura de escalada definida de Advanced Compliance Technology, Inc. son sus herramientas principales para evitar estos resultados." }