BSA/AML Compliance Officer realiza una revisión analítica periódica de toda la actividad transaccional en Advanced Compliance Technology, Inc.. Esta revisión es independiente de la revisión diaria realizada por los supervisores de cajeros.
\nEl programa de monitoreo utiliza seis parámetros de alerta. Las transacciones en efectivo individuales entre $8,000 y $9,999 generan una alerta sub-CTR. Las transacciones del mismo cliente que acumulan $10,000 o más en un mismo día indican posible estructuración. Un cliente que cobra más de cinco cheques dentro de cualquier período de 30 días genera una alerta de frecuencia. Los cheques múltiples de la misma cuenta corporativa cobrados en una semana generan una alerta de concentración de instrumentos. Cualquier transacción de $5,000 o más de un cliente de primera visita genera una alerta de cliente nuevo. Un domicilio de cliente fuera del área de servicio principal de Advanced Compliance Technology, Inc. genera una alerta geográfica.
\nEl programa también monitorea seis patrones específicos de cobro de cheques. El primero son cheques de nómina numerados secuencialmente presentados por personas sin relación entre sí. El segundo son cheques comerciales con montos inconsistentes con los ciclos de nómina o la plantilla de empleados conocidos. El tercero son cheques de beneficios gubernamentales presentados por terceros que alegan tener poder notarial. El cuarto son cheques corporativos sin verificación previa de compensación laboral. El quinto son presentaciones repetidas de clientes que previamente no superaron el CIP o fueron rechazados. El sexto son múltiples clientes que presentan cheques del mismo empleador sin una explicación plausible de nómina grupal.
\nCuando un supervisor escala una alerta, BSA/AML Compliance Officer realiza una investigación más profunda. La investigación se basa en el historial de transacciones, registros de alertas previas, documentación del CIP e investigación de fuentes abiertas según corresponda. Una investigación exhaustiva garantiza que toda la información disponible sustente la disposición final.
\nTras la investigación, BSA/AML Compliance Officer asigna una de tres disposiciones. Despejada significa que no se identificó actividad sospechosa. SAR presentado significa que se confirmó actividad sospechosa. Monitoreo continuo significa que la alerta es inconclusa y se marca para seguimiento a 30 días. Cada disposición debe documentarse. Una disposición no documentada no deja constancia de que la alerta fue resuelta correctamente.
\nCuando la disposición es SAR presentado, BSA/AML Compliance Officer inicia el proceso de presentación del SAR. El registro de alerta de monitoreo se adjunta al expediente del caso SAR. Esto crea un vínculo directo entre el disparador de monitoreo y el reporte presentado.
\nBSA/AML Compliance Officer revisa todos los umbrales de monitoreo anualmente. También se requiere una revisión tras cualquier cambio significativo en el volumen de transacciones, la composición de clientes o las directrices regulatorias. Cada revisión se documenta en el registro de revisión de umbrales. El registro consigna el umbral anterior y el umbral revisado. También registra los datos revisados: volumen, tasa de alertas y tasa de falsos positivos. Registra la justificación de cada ajuste. Las decisiones de umbrales documentadas demuestran que el programa responde a las condiciones de riesgo reales.
\nSe requieren ajustes de umbrales ad hoc fuera del ciclo anual en dos condiciones. La primera es una tasa de falsos positivos superior al 40% en cualquier período de 90 días. La segunda es una tasa de captura de actividad sospechosa confirmada inferior al 80% en cualquier período de 90 días. Actuar sobre estas condiciones evita que el programa de monitoreo pase por alto actividad sospechosa o genere un volumen de alertas inmanejable.
\nBSA/AML Compliance Officer mantiene cuatro registros de monitoreo. El registro de alertas documenta todas las transacciones marcadas con el parámetro disparador, la fecha, la disposición y la identidad del revisor. El expediente de investigación contiene los documentos de respaldo de cada alerta escalada: registros de transacciones, copias del CIP y notas de investigación de BSA/AML Compliance Officer. El registro de referencias de SAR cruza las alertas de monitoreo con los números de caso SAR. El registro de revisión de umbrales documenta todos los ajustes de umbrales con el análisis de respaldo.
\nTodos los registros de monitoreo se conservan por cinco años a partir de la fecha de creación. Los registros que no se conserven durante el período completo de cinco años no podrán ser presentados durante una inspección.
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